Las reuniones de trabajo, son imprescindibles para las empresas. Veamos cómo obtener un mayor rendimiento.
La fuerza laboral promedio de las empresas pasa el 15 por ciento de su tiempo en reuniones de trabajo.
Esta cifra ha aumentado año tras año desde 2008, y los altos ejecutivos pierden dos días en reuniones cada semana.
Lo peor de todo: las reuniones de trabajo improductivas cuestan a las compañías una buena cifra anualmente. Las reuniones que no brindan información valiosa, objetivos o acciones son una pérdida de tiempo. Pero, ¿Qué pueden hacer las empresas para que sus reuniones sean más significativas y productivas?
Veamos algunas claves que pueden ayudar en nuestras reuniones de empresa, pero siempre hay que tener en cuenta un buen plan de trabajo.
Define los contenidos en las reuniones de trabajo
Identificar los objetivos principales. ¿Qué es aquello que queremos lograr en este encuentro? Las reuniones tienen que tener un objetivo claro y bien definido.
Tanto los objetivos de la reunión como los puntos a tratar se tendrán que especificar con antelación, por ejemplo, enviando un email a los asistentes, para que puedan venir preparados, y así solucionar los temas del día más rápidamente y con más eficiencia.
Nada más arrancar la reunión de trabajo, es conveniente que vuelvas a remarcar los puntos a tratar. Esto nos ayudará a no irnos por las ramas.
Concreta las responsabilidades
Establecer y compartir la agenda con anticipación. La reunión no se tiene que convertir en una conferencia en que solo habla uno de los participantes mientras los otros simplemente escuchan.
La comunicación tiene que ser multidireccional, que las diferentes partes se involucren y sean proactivas. Por ello, cada asistente será responsable de preparar una tarea concreta, como por ejemplo, los datos, la presentación o la documentación necesaria para sostener los argumentos.
Se deben definir con claridad los objetivos y temas que se tratarán en su transcurso: de este modo, los asistentes tendrán claro que todas sus intervenciones han de girar en torno a la temática de la reunión, y se abstendrán de proponer discursos accesorios.
Delimitar el número de asistentes a la reunión
La elección de las personas que son convocadas a la reunión tampoco puede realizarse a la ligera: se corre el riesgo de llenar la reunión de asistentes cuya presencia no era imprescindible, con su consiguiente sensación de pérdida de tiempo.
Para ello, preguntarse quiénes podrán marcar una diferencia contributiva en la reunión.
Está demostrado que las reuniones son más productivas cuanto menor sea el número de asistentes.
Es altamente recomendable ajustar el aforo de la reunión al mínimo posible, evitando convocar a personas que apenas vayan a intervenir, o que se puedan poner al día con posterioridad mediante un reporte de la reunión.
No exceder la duración necesaria
El tiempo no es el real problema. Se debe administrar la energía. ¿Qué se hará para mantener el foco en los objetivos?
Es un hecho que muchas reuniones se alargan innecesariamente, bien por falta de planificación, bien por exceso de asistentes o bien por algún aspecto que requiere de una discusión más profunda. Y con ello nos remitimos a los puntos anteriores.
Las reuniones no tienen que ser siempre cortas, pero se recomienda controlar su duración: está demostrado que una reunión de, como mucho, 45 minutos, suele ser suficiente para resultar igualmente productiva y efectiva que las de mayor duración.
Minimizar las distracciones
Los “teléfonos móviles” son reconocidos como distractor y una falta de respeto.
Como en todas las interacciones humanas, mantener la atención es imprescindible para evitar repeticiones innecesarias de información, así como explicaciones o preguntas redundantes: pero en el mundo hiperconectado en el que vivimos y como comentábamos el teléfono móvil, un mail entrante siempre son distracciones en una reunión.
Establecer un tiempo de inicio y finalización
Al final, dedicar al menos 5 minutos antes de concluir para resumir lo más útil. ¿Cuáles son los principales acuerdos y aprendizajes de la reunión?
Establecer un marco de tiempo es una manera simple de evitar que las reuniones tarden más de lo necesario.
Los responsables de la programación deben revisar los puntos que se discutirán y determinar cuánto tiempo se requiere de manera realista para abordarlos.
No hay sentido en asignar un espacio de dos horas para analizar nuevos artículos de papelería y solo 10 minutos en revisar opciones para mejorar los niveles de satisfacción del cliente. Al menos una persona en la sala de reuniones debe ser responsable de monitorear el progreso y recordar a todos el tiempo final establecido.
Comprueba que todos los asistentes hayan entendido la información de la misma manera. Una buena forma de reafirmar la comprensión es lanzar preguntas, ya que exige una mayor atención.
