La capacidad de planificar y organizarse es clave en el éxito que pueda alcanzar un negocio. Para ello hay que tener un buen plan de trabajo.
Para cualquier tipo de trabajo ya sea de ventas o de ámbito académico, o lo que se facture, la organización es la clave y un plan de trabajo es fundamental.
Cuatro de las siete razones principales por las que fracasan los proyectos es una mala o nula organización. Proyectos que podrían haberse resuelto con una mejor planificación de trabajo.
Aquí es donde entra este término, un plan de trabajo es el esquema que nos va a permitir establecer las tareas y delimitar quien debe hacerlo y cuando. Asimismo, le brinda al lector una mejor comprensión del alcance del proyecto.
Con su ayuda, podrás dividir un proceso en tareas más pequeñas y alcanzables, así como a identificar las cosas que quieres lograr.
Vamos a aprender a elaborar un plan de trabajo de forma sencilla que sirva de igual forma a pymes y autónomo.
¿Qué es un plan de trabajo y para qué sirve?
Es un esquema que sirve como hoja de ruta para tener en un único lugar todas las metas, procesos y tareas que debe realizar una persona o equipo de personas para alcanzar unos objetivos determinados.
Se trata de una guía de tipo temporal en la que se brindan respuestas claras con respecto a los objetivos, recursos y tareas que son necesarias para realizar un determinado proyecto.
Un plan de trabajo permite resolver varios puntos fundamentales:
- Qué tareas hay que repartir. ¿De quien será la responsabilidad, que canales se usarán?
- Cuándo se deben iniciar cada una de las partes del trabajo o proyecto. Tiempo
- Cuándo hay que entregar las tareas del proyecto.
- Cómo vamos a conseguir los objetivos. ¿Cuál es el objetivo y estrategia?
- Cuántos recursos van a ser necesarios bien sea humanos o tecnológicos. ¿Vamos a necesitar recursos adicionales?
- Cómo nos damos cuenta de que el proyecto está progresando correctamente.
Contar con un plan de trabajo garantiza que las posibilidades de cumplir con lo previsto de manera eficiente se multipliquen.
Como elaborar un plan de trabajo paso a paso
Bien por desconocimiento o porque subestiman su efectividad, muchas pymes y autónomos no valoran la posibilidad de diseñar una plan. Por ello, en las siguientes líneas detallamos cómo crear un plan de trabajo paso a paso, de manera sencilla, útil y realista.
1. ¿Cuál es el objetivo de tu plan de trabajo?
Qué queremos conseguir. Lo primero que tenemos que hacer para elaborar un plan de trabajo es definir cuáles son los objetivos. Tienes que definir claramente lo que estás tratando de producir, crear o alcanzar.
Identifica el propósito, este plan ayuda a los diferentes departamentos a saber en qué proyectos se trabajará a corto, medio o largo plazo. Para ello los planes de trabajo se determinan normalmente en las siguientes situaciones.
- Después de una revisión anual del desempeño.
- Cuando se emprenden grandes proyectos.
- En épocas de crisis.
- Al comienzo del año para organizar un nuevo calendario fiscal.
2. ¿De qué trata el proyecto o trabajo?
Normalmente, cuando hacemos cualquier tipo de informe, ya sea un resumen ejecutivo o un plan de negocio, etc. hay que hacer una introducción donde se exprese de forma sencilla en qué consiste el plan de trabajo.
El programa debe ser entendible por cualquier persona que forma parte de la organización, por lo que deben redactarse unos antecedentes que los sitúen en el contexto.
- Se deben dejar claros todos los puntos. Cuál es el objetivo de este plan y expresar las razones por las que se ha creado. Presentando los proyectos específicos.
- ¿Qué se pretende resolver? Además de indicar los motivos por los que hayas decidido crear el programa también se ha de señalar cuáles son los principales problemas a los que pretendes dar solución.
- ¿Qué se consiguió anteriormente? También hay que hacer una mención a las quejas, comentarios, reclamaciones y datos estadísticos de anteriores programas de trabajo e indicar qué se pretende mejorar.
3. ¿Cuáles son tus metas y objetivos?
Las metas y los objetivos deben de ser la brújula que guíen un buen plan y deben de reflejar qué esperas conseguir con él. Debe incluir los siguientes puntos:
- Debemos fijarnos unos objetivos que podamos alcanzar por eso es imprescindible siempre determinar cuál es la acción deseada a conseguir.
- Define la fecha de inicio y entrega de tu proyecto.
- Define las tareas que se requieren para alcanzar el objetivo.
- Define el tiempo estimado para cada tarea.
4. ¿De qué recursos disponemos?
Incluye todo lo que necesitarás para alcanzar tus metas y objetivos. Los recursos variarán según la finalidad del plan de trabajo.
- Tenemos que tener en cuenta recursos físicos como maquinaria o instalaciones de las que vamos a disponer.
- Recursos financieros, cuanto vamos a poder invertir.
- Recursos a nivel personal, para saber de cuantas personas vamos a poder disponer.
Es importante apoyarse en una herramienta digital, software de gestión empresarial, preparado y enfocado a tu negocio.
De esta forma todos pueden acceder de forma sencilla. Compartir y visualizar la información del plan fácilmente, lo que permite a todo el equipo estar al tanto de todas las tareas que tienen que realizar.
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